Órdenes de Compra
Las órdenes de compra son el documento central del módulo de Compras. Aquí registra las adquisiciones de productos y servicios a sus proveedores, con detalle de cantidades, precios, impuestos y la referencia a la factura del proveedor. Core360 permite importar directamente el XML de la factura electrónica para ahorrar tiempo.
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Lista de Compras
La grilla muestra todas las compras registradas con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Número de Compra | Número consecutivo asignado automáticamente (formato: COMP-YYYYMMDD-ID) |
| Fecha | Fecha de la compra |
| Proveedor | Nombre del proveedor |
| Número de Factura | Número de la factura del proveedor |
| Subtotal | Monto antes de impuestos |
| Total | Monto total de la compra |
| Estado | Estado actual de la compra (con indicador de color) |
| Estado de Pago | Si está pendiente, parcialmente pagada o pagada |
| Acciones | Botones de acción |
Estados de la Compra
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Borrador | Azul claro | La compra está en proceso de creación. Puede editarse |
| Pendiente | Naranja | Enviada para aprobación |
| Pendiente de Aprobación | Amarillo | En espera de aprobación por un supervisor |
| Aprobada | Verde claro | La compra fue aprobada y contabilizada |
| Rechazada | Rojo claro | La compra fue rechazada por el aprobador |
| Completada | Verde oscuro | La compra fue aprobada y la mercancía fue recibida completamente |
| Parcial | Naranja | Se ha recibido parcialmente la mercancía |
| Cancelada | Gris | La compra fue cancelada |
Estados de Pago
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Pendiente | Azul | No se ha realizado ningún pago |
| Parcialmente Pagada | Naranja | Se ha pagado parte del monto |
| Pagada | Verde | La compra ha sido pagada en su totalidad |
| Vencida | Rojo | La fecha de vencimiento pasó sin recibir el pago completo |
Acciones Disponibles
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Ver | Abre el detalle completo de la compra |
| Reversar | Anula la compra y revierte los asientos contables. Solo disponible si la compra no ha sido reversada |
Crear una Compra
Para crear una nueva compra, haga clic en "Nueva Compra" que lo llevará al formulario de creación.
Importación desde XML (Recomendado)
Si su proveedor le entrega una factura electrónica en formato XML, puede importarla directamente:
- Haga clic en el botón "Importar XML" (ícono de importar archivo)
- Seleccione el archivo XML de la factura electrónica
- El sistema extraerá automáticamente:
- Proveedor — Busca en su directorio por RUC o nombre
- Número de factura y fecha
- Líneas de detalle — Productos, cantidades, precios unitarios, descuentos e ITBMS
- Revise los datos importados y ajuste si es necesario
- Haga clic en "Guardar"
La importación XML es la forma más rápida y confiable de registrar una compra. Reduce errores de digitación y asegura que los datos coincidan con la factura del proveedor.
Ingreso Manual
Si no tiene el XML, puede crear la compra manualmente:
Datos del Encabezado
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Proveedor | Sí | Seleccione el proveedor. Al seleccionarlo, se precarga su ubicación |
| Fecha de Compra | Sí | Fecha de la compra (por defecto: hoy) |
| Número de Factura | No | Número de la factura que le entregó el proveedor |
| Fecha de Factura | No | Fecha que aparece en la factura del proveedor |
| Fecha de Vencimiento | No | Fecha límite para pagar la compra |
| Ubicación | No | Corregimiento, distrito y provincia |
| Descripción | No | Notas adicionales sobre la compra |
Detalle de Productos / Servicios
Para agregar líneas a la compra, haga clic en "Agregar Detalle" y complete:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Producto | No | Seleccione del catálogo de productos. Al seleccionarlo, se precargan precio, cuenta e impuesto |
| Nombre | Sí | Descripción del artículo o servicio. Se llena automáticamente al seleccionar un producto |
| Unidad de Medida | Sí | Unidad en que se compra (ej: Unidad, Caja, Kilogramo) |
| Cantidad | Sí | Cantidad comprada |
| Precio Unitario | Sí | Precio por unidad según la factura del proveedor |
| Descuento | No | Monto de descuento por unidad |
| Impuesto | Sí | Impuesto aplicable (ej: ITBMS 7%, Exento) |
| Cuenta Contable | No | Cuenta de gasto o compra donde se registra esta línea |
Los campos de Subtotal, Monto de Impuesto y Total se calculan automáticamente.
Puede agregar tantas líneas como necesite. Cada línea puede tener un producto diferente, un precio diferente y una cuenta contable diferente.
Totales de la Compra
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Subtotal | Suma de los subtotales de todas las líneas |
| Descuento | Descuento global adicional sobre la compra |
| Monto de Impuesto | Suma de los impuestos de todas las líneas |
| Total | Monto final de la compra (Subtotal - Descuento + Impuesto) |
Aprobar una Compra
Para contabilizar la compra y generar los asientos contables:
- Abra la compra en estado Borrador
- Revise que todos los datos estén correctos
- Haga clic en "Aprobar"
La compra cambiará a estado Aprobada y se generará automáticamente el asiento contable.
Si su empresa tiene contratado el módulo de Inventario Avanzado, el flujo incluye un paso adicional de aprobación:
- El usuario envía la compra para aprobación ("Enviar para Aprobación")
- Un supervisor revisa y aprueba o rechaza
- Después de la aprobación, se puede registrar la recepción de mercancía
Se mostrarán indicadores de estado de recepción:
- Pendiente de Recibo — La mercancía aún no ha sido recibida
- Recibo Parcial — Se ha recibido parte de la mercancía
- Recibo Completado — Toda la mercancía fue recibida
Reversar una Compra
Si necesita anular una compra ya aprobada:
- En la lista de compras, haga clic en "Reversar" (ícono de deshacer)
- Complete los campos del formulario de reversión:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Fecha de Transacción | Sí | Fecha en que se registra la reversión |
| Motivo de Reversión | Sí | Explicación de por qué se revierte la compra (máx. 500 caracteres) |
- Haga clic en "Reversar"
La reversión:
- Anula los asientos contables generados
- Marca la compra como reversada (se muestra un indicador rojo de "Reversada")
- La compra ya no podrá editarse ni modificarse
La reversión no elimina la compra — queda documentada en el historial para efectos de auditoría. Si la compra tenía pagos asociados, estos deben reversarse por separado desde el módulo de Pagos.
Contabilización Automática
Al aprobar una compra, el sistema genera automáticamente el asiento contable:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Compras / Gastos (del producto) | Subtotal de la línea | |
| ITBMS por Cobrar (crédito fiscal) | Monto del ITBMS | |
| Cuentas por Pagar (del proveedor) | Total de la compra |
Cada línea de la compra puede tener una cuenta contable diferente, permitiendo distribuir la compra entre varias cuentas de gasto. Si tiene el módulo de Centro de Costos, también puede asignar cada línea a un centro de costos diferente.
Buenas Prácticas
- Importe el XML cuando sea posible — Es la forma más rápida y precisa de registrar una compra
- Siempre ingrese el número de factura — Facilita la conciliación con los estados de cuenta del proveedor
- Revise los totales antes de aprobar — Verifique que el total coincida con la factura del proveedor
- Asigne las cuentas contables correctas — Esto garantiza que los gastos se clasifiquen correctamente en los reportes
- No deje compras en borrador — Apruebe o elimine los borradores regularmente para mantener los registros al día
- Use la fecha de vencimiento — Le ayuda a planificar los pagos y alimenta el reporte de antigüedad de saldos