Módulo de Compras
El módulo de Compras gestiona todo el ciclo de adquisiciones de su empresa: desde el registro de proveedores hasta el pago de las facturas. Incluye un panel de control con indicadores de cuentas por pagar, análisis de antigüedad de saldos, importación de facturas electrónicas XML y sistema de anticipos a proveedores.
Ruta en el sistema: Compras
Estructura del Módulo
El módulo se organiza en tres secciones principales:
| Sección | Descripción |
|---|---|
| Proveedores | Registro y gestión de proveedores con dashboard de cuentas por pagar, antigüedad de saldos y saldos iniciales |
| Órdenes de Compra | Creación y gestión de compras con detalle de productos, importación de XML y flujo de aprobación |
| Pagos a Proveedores | Registro de pagos contra compras, pagos por servicios, anticipos y aplicación de anticipos |
Flujo de Trabajo
graph TD
A[1. Registrar Proveedores] --> B[2. Crear Orden de Compra]
B --> C[3. Aprobar la Compra]
C --> D[4. Recibir Mercancía]
D --> E[5. Registrar Pago]
- Registrar proveedores — Ingrese los datos de sus proveedores con información fiscal, contacto y datos bancarios
- Crear orden de compra — Registre la compra con los productos, cantidades, precios y la factura del proveedor
- Aprobar la compra — La compra se contabiliza y genera automáticamente los asientos contables
- Recibir mercancía — Si tiene el módulo de Inventario Avanzado, registre la recepción de mercancía
- Registrar pago — Registre el pago al proveedor cuando se realice
Funcionalidades Principales
Importación de Facturas Electrónicas (XML)
Al crear una orden de compra, puede importar directamente el archivo XML de la factura electrónica del proveedor. El sistema extrae automáticamente:
- Datos del proveedor (nombre, RUC) y lo busca en su directorio
- Número y fecha de la factura
- Líneas de detalle con productos, cantidades, precios y descuentos
- Cálculo de impuestos (ITBMS)
Esto elimina la necesidad de ingresar los datos manualmente y reduce errores de digitación.
Anticipos a Proveedores
Core360 permite registrar pagos adelantados a proveedores y luego aplicarlos a compras futuras:
- Registre el anticipo como un pago sin vincularlo a una compra
- Cuando realice una compra al mismo proveedor, aplique el anticipo como forma de pago
- El sistema lleva control del saldo disponible de cada anticipo
Panel de Cuentas por Pagar
La página de Proveedores incluye un dashboard con indicadores clave para monitorear sus obligaciones con proveedores y la antigüedad de los saldos.
Integración con Otros Módulos
El módulo de Compras se integra con:
- Contabilidad — Cada compra aprobada y cada pago genera automáticamente asientos contables (cuentas por pagar, gastos, banco)
- Inventario — Las compras de productos físicos actualizan el costo y las existencias en el inventario
- Inventario Avanzado — Si tiene este módulo, las compras incluyen un flujo de aprobación y recepción de mercancía
- Centro de Costos — Los gastos de compras pueden asignarse a centros de costos para análisis departamental
- Reportes — Los datos alimentan el Auxiliar de Cuentas por Pagar y otros reportes financieros
Buenas Prácticas
- Registre la factura del proveedor — Siempre ingrese el número de factura del proveedor para facilitar la conciliación
- Use la importación XML — Si su proveedor emite facturas electrónicas, importe el XML para ahorrar tiempo y evitar errores
- Registre pagos oportunamente — Mantenga actualizado el estado de pago para que los reportes de antigüedad sean confiables
- Revise la antigüedad de saldos — Monitoree regularmente el dashboard de proveedores para identificar pagos vencidos
- Aproveche los anticipos — Si hace pagos adelantados, regístrelos como anticipos para mantener el control
- Complete los datos bancarios del proveedor — Facilita el proceso de pago por transferencia