Estados de Tareas
Los estados de tareas definen las etapas por las que pasa una tarea durante su ciclo de vida. Cada estado tiene un nombre, un color identificativo y un orden de visualización. La configuración de estados es personalizable para adaptarse al flujo de trabajo de su empresa.
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Lista de Estados
La grilla muestra todos los estados configurados con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del estado (ej: Pendiente, En Progreso, Completada) |
| Descripción | Detalle de cuándo se usa este estado |
| Color | Indicador visual del color asignado |
| Orden | Posición en la que aparece en las listas y selectores |
| Activo | Si el estado está disponible para uso |
Crear / Editar Estado
Para crear un nuevo estado, haga clic en el botón "Nuevo Estado". Se abrirá un formulario con los siguientes campos:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre del estado (máx. 100 caracteres). Ejemplo: "En Revisión", "Esperando Respuesta" |
| Descripción | No | Explicación de cuándo se debe usar este estado (máx. 500 caracteres) |
| Color | Sí | Color que identificará visualmente este estado en la grilla y los gráficos. Seleccione de la paleta de colores |
| Orden | No | Número que determina la posición del estado en las listas desplegables (menor = aparece primero) |
| Activo | Sí | Si el estado está disponible para asignar a tareas. Desactive estados que ya no necesite sin eliminarlos |
Eliminar Estado
Para eliminar un estado:
- Haga clic en el botón de eliminar (ícono de papelera) en la fila del estado
- Confirme la eliminación en el diálogo de confirmación
No podrá eliminar un estado si tiene tareas asignadas. Primero cambie el estado de esas tareas a otro estado antes de intentar eliminarlo.
Estados Sugeridos
A continuación se presentan algunos estados comunes para empezar a configurar su flujo de trabajo:
| Estado | Color Sugerido | Orden | Uso |
|---|---|---|---|
| Pendiente | Gris o Azul claro | 1 | Tarea creada pero no iniciada |
| En Progreso | Azul | 2 | Se está trabajando activamente en la tarea |
| En Revisión | Amarillo | 3 | La tarea fue completada y está en revisión |
| Esperando Respuesta | Naranja | 4 | Se espera una respuesta del cliente u otra persona |
| Completada | Verde | 5 | La tarea fue finalizada exitosamente |
| Cancelada | Rojo | 6 | La tarea fue cancelada y no se completará |
No está limitado a estos estados. Cree los que necesite según su flujo de trabajo. Por ejemplo, una empresa de servicios podría agregar estados como "En Campo", "Programada" o "Facturada".
Efecto en el Módulo
Los estados afectan:
- Dashboard — El gráfico "Tareas por Estado" se genera a partir de estos estados y sus colores
- Filtros — El filtro por estado en la lista de tareas muestra estos estados como opciones
- Notificaciones — Si una tarea tiene notificaciones configuradas "al cambiar estado", los destinatarios recibirán un correo cada vez que el estado cambie
Buenas Prácticas
- Defina un flujo claro — Los estados deben representar un flujo lógico de trabajo (Pendiente → En Progreso → Completada)
- Use colores significativos — Verde para completadas, rojo para canceladas, azul para en progreso
- Mantenga el orden — Ordene los estados según la secuencia natural del flujo de trabajo
- No exceda la cantidad — Entre 4 y 8 estados suele ser suficiente. Demasiados estados confunden al equipo
- Desactive en lugar de eliminar — Si un estado ya no se necesita pero tiene tareas históricas, desactívelo en lugar de eliminarlo