Tareas
La página de Tareas es el centro de operaciones del módulo de CRM. Aquí se gestionan todas las actividades del equipo de trabajo: desde reuniones con clientes hasta seguimientos internos. Incluye un panel de control visual con gráficos, filtros avanzados, sistema de comentarios, archivos adjuntos y notificaciones por correo electrónico.
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Panel de Control (Dashboard)
Al ingresar a la página de tareas, la parte superior muestra tres gráficos interactivos que resumen el estado de las tareas de su empresa:
Gráficos Disponibles
| Gráfico | Descripción |
|---|---|
| Tareas por Estado | Gráfico circular que muestra la distribución de tareas según su estado (Pendiente, En Progreso, Completada, etc.). Los colores corresponden a los configurados en cada estado |
| Tareas por Tipo | Gráfico circular que muestra cuántas tareas hay de cada tipo (Reunión, Llamada, Correo, etc.). Los colores e íconos corresponden a los configurados en cada tipo |
| Tareas Pendientes por Usuario | Gráfico circular que muestra la cantidad de tareas pendientes asignadas a cada miembro del equipo. Útil para evaluar la carga de trabajo |
Al pasar el cursor sobre cualquier segmento del gráfico, se muestra un tooltip con el nombre y la cantidad exacta. Los gráficos se actualizan automáticamente cada vez que se crean, modifican o eliminan tareas.
Filtros Rápidos
Debajo del dashboard se encuentra la sección de filtros que permite encontrar tareas específicas rápidamente.
Filtros Disponibles
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Rango de Fechas | Filtre tareas por su fecha de vencimiento usando opciones predefinidas |
| Asignado a | Filtre por el usuario responsable de la tarea |
| Cliente | Filtre tareas vinculadas a un cliente específico |
| Estado | Filtre por el estado actual de la tarea |
Opciones de Rango de Fechas
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Hoy | Tareas que vencen hoy |
| Mañana | Tareas que vencen mañana |
| Esta semana | Tareas que vencen en la semana actual |
| Próxima semana | Tareas que vencen la próxima semana |
| Este mes | Tareas que vencen en el mes actual |
| Próximo mes | Tareas que vencen el próximo mes |
| Vencidas | Tareas cuya fecha de vencimiento ya pasó |
| Sin fecha | Tareas que no tienen fecha de vencimiento asignada |
Acciones de Filtrado
| Botón | Descripción |
|---|---|
| Aplicar Filtros | Aplica los filtros seleccionados y actualiza la lista de tareas |
| Limpiar Filtros | Elimina todos los filtros y muestra todas las tareas |
| Exportar a Excel | Descarga las tareas filtradas en formato Excel (.xlsx) |
Lista de Tareas
Debajo de los filtros se muestra la grilla con todas las tareas. La grilla permite buscar, agrupar por cualquier columna, filtrar y paginar los resultados.
Columnas
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Título de la tarea |
| Fecha de Vencimiento | Fecha límite para completar la tarea |
| Estado | Estado actual con indicador de color (ej: verde para Completada, rojo para Vencida) |
| Tipo | Tipo de tarea con ícono y color representativo |
| Cliente | Cliente vinculado a la tarea (si aplica) |
| Asignado a | Nombre del usuario responsable |
| Acciones | Botones para editar, copiar y eliminar |
Acciones por Tarea
| Acción | Ícono | Descripción |
|---|---|---|
| Editar | Lápiz | Abre el formulario de edición de la tarea |
| Copiar | Copiar | Crea una nueva tarea con los mismos datos (útil para tareas similares) |
| Eliminar | Papelera | Elimina la tarea (solicita confirmación) |
Puede arrastrar el encabezado de cualquier columna al panel de agrupación para organizar las tareas. Por ejemplo, agrupe por Estado para ver todas las tareas pendientes juntas, o por Asignado a para ver las tareas de cada miembro del equipo.
Crear / Editar Tarea
Para crear una nueva tarea, haga clic en el botón "Nueva Tarea" en la esquina superior derecha. Se abrirá un formulario con los siguientes campos:
Información Principal
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Título descriptivo de la tarea (máx. 200 caracteres). Ejemplo: "Llamar a cliente ABC para seguimiento de cotización" |
| Descripción | No | Detalle adicional sobre lo que se debe realizar (máx. 2,000 caracteres) |
| Fecha de Vencimiento | No | Fecha límite para completar la tarea. Las tareas sin fecha no aparecen en los filtros de fecha |
| Estado | Sí | Estado actual de la tarea. Seleccione de los estados configurados previamente |
| Tipo | Sí | Tipo de actividad. Seleccione de los tipos configurados previamente |
| Cliente | No | Vincule la tarea a un cliente del sistema. Permite buscar por nombre |
| Asignado a | Sí | Usuario responsable de la tarea. Seleccione un miembro del equipo |
Tarea Recurrente
Si la tarea es una actividad que se repite periódicamente, marque la opción "Es Recurrente". Se habilitarán los campos de configuración de recurrencia:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de Recurrencia | Diaria, Semanal, Mensual o Anual |
| Intervalo | Cada cuántos días/semanas se repite (ej: cada 2 días, cada 3 semanas) |
| Días de la Semana | Solo para recurrencia semanal: seleccione los días en que se debe crear la tarea |
| Día del Mes | Solo para recurrencia mensual: día del mes en que se crea la tarea (1-31) |
| Fecha Fin | Hasta qué fecha se deben generar las tareas recurrentes |
| Cantidad de Ocurrencias | Número máximo de veces que se creará la tarea |
Ejemplos de Recurrencia
| Configuración | Resultado |
|---|---|
| Diaria, cada 1 día | Se crea una tarea todos los días |
| Semanal, Lunes y Miércoles | Se crea una tarea cada lunes y miércoles |
| Mensual, día 15 | Se crea una tarea el día 15 de cada mes |
| Anual | Se crea una tarea una vez al año en la misma fecha |
Las tareas recurrentes se generan automáticamente según la configuración. Puede establecer una fecha fin o una cantidad de ocurrencias para limitar cuántas veces se repite. Si ambos están configurados, se respeta el que se cumpla primero.
Archivos Adjuntos
Puede adjuntar archivos a cada tarea para mantener toda la documentación relacionada en un solo lugar.
| Característica | Detalle |
|---|---|
| Formatos permitidos | PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, JPG, JPEG, PNG, GIF |
| Tamaño máximo | 5 MB por archivo |
| Cantidad | Se pueden adjuntar múltiples archivos por tarea |
Para adjuntar un archivo:
- Haga clic en el botón "Seleccionar archivo" en la sección de Adjuntos
- Seleccione uno o más archivos de su computadora
- Los archivos se listarán debajo con su nombre y un botón para eliminar
- Al guardar la tarea, los archivos se suben al sistema
Para eliminar un adjunto:
- Haga clic en el ícono de papelera junto al nombre del archivo
Comentarios (Registro de Actividad)
Los comentarios permiten llevar un registro cronológico de las actividades y conversaciones relacionadas con cada tarea. Todo el equipo asignado puede ver y agregar comentarios.
Ver Comentarios
Para ver los comentarios de una tarea:
- Edite la tarea haciendo clic en el botón de editar
- Haga clic en el botón "Comentarios" (disponible solo en tareas existentes)
- Se abrirá un panel con el historial de comentarios
Información de Cada Comentario
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Autor | Nombre del usuario que escribió el comentario |
| Fecha y Hora | Momento exacto en que se registró (formato dd/mm/aaaa hh:mm) |
| Comentario | Texto del comentario (máx. 2,000 caracteres) |
Agregar un Comentario
- Escriba su comentario en el campo de texto de la parte inferior
- Haga clic en "Agregar Comentario"
- El comentario aparecerá inmediatamente en el historial
Eliminar un Comentario
- Haga clic en el ícono de papelera junto al comentario que desea eliminar
Utilice los comentarios para documentar el avance de las actividades. Por ejemplo: "Llamé al cliente y solicita nueva cotización", "Enviado correo con propuesta actualizada", "Cliente confirma orden de compra".
Notificaciones por Correo
Puede configurar notificaciones automáticas por correo electrónico para cada tarea. Esto permite que personas interesadas reciban alertas sin necesidad de ingresar al sistema.
Configurar Notificaciones
Para configurar notificaciones en una tarea:
- Edite la tarea haciendo clic en el botón de editar
- Haga clic en el botón "Notificaciones" (disponible solo en tareas existentes)
- Se abrirá un panel para agregar y gestionar destinatarios
Datos de la Notificación
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Correo Electrónico | Sí | Dirección de correo del destinatario (se valida formato) |
| Notificar al cambiar estado | No | Envía un correo cuando el estado de la tarea cambia |
| Notificar al agregar comentario | No | Envía un correo cuando alguien agrega un comentario |
| Notificar fecha de vencimiento | No | Envía un correo cuando se acerca la fecha de vencimiento |
| Activa | Sí | Si la notificación está habilitada |
Acciones
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Agregar | Registra un nuevo destinatario de notificaciones |
| Eliminar | Elimina un destinatario de la lista |
Puede configurar varios destinatarios para la misma tarea. Cada uno puede tener diferentes tipos de notificación activados. Por ejemplo, el supervisor puede recibir alertas de cambio de estado, mientras que el equipo recibe alertas de nuevos comentarios.
Exportar a Excel
Puede exportar las tareas a un archivo de Excel para generar reportes o compartir con personas que no tienen acceso al sistema.
Para exportar:
- Aplique los filtros deseados (opcional — si no aplica filtros, se exportan todas las tareas)
- Haga clic en el botón "Exportar a Excel" en la sección de filtros
- Se descargará un archivo .xlsx con las tareas filtradas
Buenas Prácticas
- Asigne siempre un responsable — Cada tarea debe tener un usuario asignado para que aparezca en su carga de trabajo
- Establezca fechas de vencimiento — Las tareas sin fecha tienden a quedarse pendientes indefinidamente
- Use los tipos correctamente — Clasifique las tareas por tipo para que los gráficos del dashboard sean útiles
- Documente en comentarios — Registre cada interacción o avance como comentario para mantener un historial completo
- Vincule al cliente — Si la tarea está relacionada con un cliente, vincúlela para llevar un registro de actividades por cliente
- Revise el dashboard regularmente — Los gráficos le ayudan a identificar cuellos de botella y distribuir la carga de trabajo
- Active notificaciones — Configure notificaciones por correo para tareas críticas que requieren atención inmediata
- Aproveche las tareas recurrentes — Para actividades periódicas (reportes mensuales, seguimientos semanales), configure la recurrencia y evite crearlas manualmente cada vez