Presupuestos
El módulo de Presupuestos está disponible cuando su empresa tiene contratado este módulo adicional. Contacte a su representante de ventas para más información.
El módulo de Presupuestos permite planificar los ingresos y gastos de su empresa por período y cuenta contable. Incluye un flujo de aprobación, soporte para múltiples versiones, importación desde Excel y reportes comparativos de presupuesto vs. real.
Ruta en el sistema: Contabilidad > Presupuestos
Lista de Presupuestos
La grilla muestra todos los presupuestos registrados:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre descriptivo del presupuesto |
| Año | Año fiscal al que aplica |
| Tipo | Anual, Trimestral o Mensual |
| Estado | Estado actual del presupuesto (con indicador de color) |
| Monto Total | Suma total presupuestada |
| Fecha de Creación | Cuándo se creó el presupuesto |
| Última Modificación | Fecha del último cambio |
| Acciones | Botones para ver, editar o eliminar |
Estados del Presupuesto
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Borrador | Gris | El presupuesto está en proceso de elaboración |
| Enviado | Azul | Fue enviado para revisión |
| Pendiente de Aprobación | Amarillo | Está en espera de aprobación |
| Aprobado | Verde | Fue aprobado y es el presupuesto oficial |
| Rechazado | Rojo | Fue rechazado por el aprobador |
| Cerrado | Gris oscuro | El presupuesto fue cerrado (año fiscal finalizado) |
Tipos de Presupuesto
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Anual | Un solo monto presupuestado para todo el año por cada cuenta |
| Trimestral | Montos presupuestados por trimestre (4 períodos) |
| Mensual | Montos presupuestados por cada mes del año (12 períodos) |
Crear un Presupuesto
Para crear un nuevo presupuesto:
- Haga clic en "Nuevo"
- Complete los datos del encabezado:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre descriptivo (ej: "Presupuesto Operativo 2025", "Presupuesto de Ventas Q1") |
| Año | Sí | Año fiscal al que aplica el presupuesto |
| Tipo | Sí | Anual, Trimestral o Mensual |
- Haga clic en "Guardar" — Se creará el presupuesto en estado Borrador y se abrirá la página de edición
Editar las Líneas del Presupuesto
En la página de edición, agregue las cuentas contables y sus montos presupuestados:
Líneas del Presupuesto
Cada línea representa una cuenta contable con su monto presupuestado:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Cuenta Contable | Sí | Seleccione la cuenta de ingreso o gasto a presupuestar |
| Monto | Sí | Monto presupuestado para el período |
Según el tipo de presupuesto:
- Anual — Ingrese un solo monto por cuenta
- Trimestral — Ingrese el monto para cada trimestre (Q1, Q2, Q3, Q4)
- Mensual — Ingrese el monto para cada mes del año
Puede agregar tantas líneas como cuentas necesite presupuestar.
Flujo de Aprobación
El presupuesto sigue un flujo de aprobación antes de convertirse en oficial:
graph LR
A[Borrador] --> B[Enviado]
B --> C[Pendiente de Aprobación]
C --> D[Aprobado]
C --> E[Rechazado]
E --> A
- Borrador — El presupuesto se está elaborando. Puede editarse libremente
- Enviado — Se envía para revisión
- Pendiente de Aprobación — Un supervisor lo revisa
- Aprobado — El presupuesto es oficial. Se usa para los comparativos vs. real
- Rechazado — Se devuelve a borrador para correcciones
Importar Presupuesto desde Excel
Para cargar un presupuesto masivo desde un archivo Excel:
- Haga clic en "Importar"
- Si desea agregar líneas a un presupuesto existente, selecciónelo. De lo contrario, se creará uno nuevo
- Suba el archivo Excel con las cuentas y montos
- El sistema procesará el archivo y mostrará los resultados
- Revise y confirme la importación
La importación desde Excel es ideal cuando tiene presupuestos detallados con muchas cuentas. Prepare el archivo con las columnas de cuenta contable y montos por período según el tipo de presupuesto.
Reportes de Presupuesto
El módulo incluye reportes para analizar el desempeño financiero comparado con lo presupuestado:
Presupuesto vs. Real
Muestra para cada cuenta presupuestada:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Cuenta | Cuenta contable presupuestada |
| Presupuestado | Monto que se planificó |
| Real | Monto real registrado en la contabilidad |
| Variación | Diferencia entre lo real y lo presupuestado |
| % de Ejecución | Porcentaje del presupuesto que se ha ejecutado |
Esto permite identificar rápidamente las cuentas que están por encima o por debajo del presupuesto y tomar acciones correctivas.
Ruta: Contabilidad > Presupuestos > Reportes
Diagnóstico de Presupuesto
La herramienta de diagnóstico permite verificar la consistencia del presupuesto:
- Identifica cuentas presupuestadas que no existen en el plan de cuentas
- Detecta líneas con montos en cero
- Valida que las cuentas sean de detalle (no agrupadoras)
- Verifica la integridad general del presupuesto
Ruta: Contabilidad > Presupuestos > Diagnóstico
Buenas Prácticas
- Presupueste por mes — Los presupuestos mensuales dan mayor detalle y permiten un seguimiento más preciso
- Incluya todas las cuentas relevantes — Presupueste tanto ingresos como gastos para tener una visión completa
- Use el flujo de aprobación — Envíe el presupuesto para aprobación formal antes de usarlo como referencia
- Revise el comparativo periódicamente — Compare el presupuesto vs. real mensualmente para detectar desviaciones a tiempo
- Importe desde Excel para presupuestos grandes — Si tiene muchas cuentas, use la importación para ahorrar tiempo
- Ejecute el diagnóstico — Antes de enviar para aprobación, use la herramienta de diagnóstico para verificar que todo esté correcto
- Cierre los presupuestos al final del año — Al cerrar el año fiscal, cierre también el presupuesto para que quede como referencia histórica