Clientes
La página de Clientes es el centro de gestión de su cartera comercial. Incluye un panel de control con indicadores financieros, análisis de antigüedad de saldos, gestión de saldos iniciales, campos personalizados y la posibilidad de enviar estados de cuenta por correo electrónico.
Ruta en el sistema: Ventas > Clientes
Panel de Control (Dashboard)
Al ingresar a la página de clientes, la parte superior muestra indicadores clave de su cartera:
Indicadores Principales
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Total de Clientes | Cantidad total de clientes registrados |
| Clientes con Saldo | Cantidad de clientes que tienen facturas pendientes de cobro |
| Total Cuentas por Cobrar | Suma total de los saldos pendientes de todos los clientes |
| Saldo Promedio | Promedio del saldo pendiente por cliente |
Gráficos
| Gráfico | Descripción |
|---|---|
| Antigüedad de Cuentas por Cobrar | Gráfico circular que muestra la distribución de las cuentas por cobrar según su antigüedad: 0-30 días, 31-60 días, 61-90 días, 91-120 días y más de 120 días |
| Estado de Clientes | Gráfico circular que muestra cuántos clientes tienen saldo pendiente vs. clientes sin saldo |
Auxiliar de Cuentas por Cobrar
Debajo de los gráficos se muestra una tabla detallada con el auxiliar de cuentas por cobrar, donde puede ver las facturas pendientes de cada cliente, sus montos y antigüedad.
El análisis de antigüedad de saldos es una herramienta fundamental para la gestión del flujo de caja. Los saldos con más de 90 días requieren atención inmediata para evitar incobrables.
Lista de Clientes
La grilla muestra todos los clientes registrados con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre o razón social del cliente |
| RUC | Registro Único de Contribuyente |
| Teléfono | Número de contacto |
| Correo Electrónico | Email del cliente |
| Es Prospecto | Indica si es un cliente potencial (aún no ha comprado) |
| Límite de Crédito | Monto máximo de crédito autorizado |
| Acciones | Botones de acción (ver abajo) |
Acciones por Cliente
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Editar | Abre el formulario de edición del cliente |
| Análisis Financiero | Navega a la página de análisis financiero detallado del cliente |
| Saldo Inicial | Gestiona los saldos iniciales (para migración desde otros sistemas) |
| Eliminar | Elimina el cliente (solicita confirmación) |
| Estado de Cuenta | Navega al estado de cuenta del cliente |
| Enviar Estado de Cuenta | Envía el estado de cuenta por correo electrónico al cliente |
Crear / Editar Cliente
Para crear un nuevo cliente, haga clic en el botón "Nuevo". El formulario se organiza en pestañas:
Pestaña: Datos Generales
Información Principal
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre completo o razón social del cliente |
| Nombre Comercial | No | Nombre comercial o de fantasía (si es diferente de la razón social) |
| Correo Electrónico | Sí | Email principal de contacto. Se usa para enviar facturas y estados de cuenta |
| Teléfono | No | Número de teléfono de contacto |
Datos Fiscales
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| RUC | No | Registro Único de Contribuyente. Requerido para facturación electrónica fiscal |
| DV | No | Dígito Verificador del RUC |
| Tipo de Identificación | No | Tipo de documento: RUC, Cédula, Pasaporte u Otro |
| Tipo de Cliente | No | Persona Natural, Empresa o Consumidor Final |
| Tipo de Contribuyente | No | Natural o Jurídico (para efectos fiscales) |
Si su empresa tiene contratado el módulo de facturación electrónica, puede hacer clic en el botón "Validar RUC" para verificar los datos del cliente directamente con la DGI.
Ubicación
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| País | No | País del cliente |
| Ubicación | Sí | Corregimiento, distrito y provincia. Busque por nombre en el selector |
| Dirección | No | Dirección física completa |
Configuración Financiera
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Impuesto | No | Impuesto por defecto al facturar a este cliente |
| Cuenta Contable | Sí | Cuenta de cuentas por cobrar donde se registrarán las facturas del cliente |
| Límite de Crédito | No | Monto máximo de crédito que se le puede otorgar |
| Es Prospecto | No | Marque si es un cliente potencial que aún no ha comprado |
Pestaña: Campos Personalizados
Si su empresa tiene contratado el módulo de Campos Personalizados, esta pestaña mostrará los campos adicionales configurados para capturar información específica de su negocio (ver sección Campos Personalizados).
Los campos personalizados se muestran como tarjetas editables con su nombre, tipo y si son obligatorios.
Saldos Iniciales
Los saldos iniciales permiten registrar las facturas pendientes de cobro que un cliente tiene cuando se empieza a usar Core360 (migración desde otro sistema).
Para Registrar un Saldo Inicial
- Haga clic en el botón "Saldo Inicial" en la fila del cliente
- Se abrirá un popup que muestra los saldos iniciales existentes
- Complete los campos del nuevo saldo inicial:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Cuenta | Sí | Cuenta de cuentas por cobrar |
| Número de Orden de Compra | No | Referencia del documento original |
| Descripción | No | Detalle del saldo (ej: "Factura #1234 del sistema anterior") |
| Monto | Sí | Monto pendiente de cobro |
| Fecha | Sí | Fecha del documento original |
- Haga clic en "Guardar"
El saldo inicial crea automáticamente una factura pendiente y el asiento contable correspondiente en las cuentas por cobrar. Esto permite que el reporte de antigüedad de saldos refleje correctamente la deuda del cliente desde el inicio.
Estado de Cuenta
El estado de cuenta es un reporte que muestra todas las transacciones de un cliente: facturas emitidas, pagos recibidos, notas de crédito y saldo pendiente.
Ver Estado de Cuenta
Haga clic en el botón "Estado de Cuenta" en la fila del cliente para ver el reporte completo.
Enviar por Correo
Haga clic en el botón "Enviar Estado de Cuenta" para enviar el reporte directamente al correo electrónico registrado del cliente.
Eliminar Cliente
Para eliminar un cliente:
- Haga clic en el botón de eliminar (ícono de papelera) en la fila del cliente
- Confirme la eliminación
No podrá eliminar un cliente si tiene facturas, recibos u otros documentos asociados. En ese caso, puede marcarlo como inactivo.
Buenas Prácticas
- Complete los datos fiscales — El RUC, DV y tipo de contribuyente son necesarios para emitir facturas electrónicas correctamente
- Registre el correo electrónico — Es indispensable para enviar facturas y estados de cuenta electrónicamente
- Valide el RUC — Use la función de validación de RUC para asegurarse de que los datos fiscales son correctos antes de facturar
- Configure saldos iniciales — Si migra desde otro sistema, registre los saldos pendientes para tener reportes de antigüedad completos desde el primer día
- Asigne cuentas contables — Cada cliente debe tener su cuenta de cuentas por cobrar para que los asientos se registren correctamente
- Establezca límites de crédito — Controle el riesgo crediticio definiendo montos máximos por cliente
- Revise la antigüedad de saldos — Monitoree regularmente el dashboard para identificar cuentas por cobrar vencidas y tomar acción oportuna