Recibos de Cobro
Los recibos de cobro registran los pagos recibidos de sus clientes. Core360 permite gestionar cobros contra facturas pendientes, manejar anticipos (pagos adelantados) y mantener un control preciso de las cuentas por cobrar.
Ruta en el sistema: Ventas > Recibos
Pestañas
La página se organiza en dos pestañas:
Pestaña: Recibos
Muestra todos los recibos registrados con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Número de Recibo | Número consecutivo asignado al recibo |
| Fecha | Fecha en que se recibió el pago |
| Cliente | Nombre del cliente que realizó el pago |
| Monto | Monto total del pago recibido |
| Estado | Estado del recibo (Borrador o Contabilizado) |
| Acciones | Botones de acción según el estado |
Estados del Recibo
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | El recibo fue creado pero no contabilizado. Puede editarse o eliminarse |
| Contabilizado | El recibo fue registrado y generó asientos contables. Solo puede verse, imprimirse o reversarse |
Acciones Disponibles
| Acción | Disponible Cuando | Descripción |
|---|---|---|
| Editar | Borrador | Modifica los datos del recibo |
| Eliminar | Borrador | Elimina el recibo |
| Ver | Contabilizado | Muestra el detalle del recibo |
| Imprimir | Contabilizado | Genera una impresión del recibo de cobro |
| Reversar | Contabilizado | Anula el recibo y revierte los asientos contables |
Pestaña: Anticipos Disponibles
Muestra los pagos adelantados que aún no han sido aplicados a facturas. Incluye indicadores resumidos:
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Total de Anticipos | Cantidad de anticipos registrados |
| Monto Total | Suma total de los anticipos |
| Monto Aplicado | Total que ya fue aplicado a facturas |
| Saldo Disponible | Total que aún está disponible para aplicar |
Crear un Recibo de Cobro
Para crear un nuevo recibo, haga clic en el botón "Nuevo".
Paso 1: Datos del Pago
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Cliente | Sí | Seleccione el cliente que realizó el pago |
| Fecha | Sí | Fecha en que se recibió el pago |
| Monto | Sí | Monto total recibido |
| Método de Pago | Sí | Forma en que se recibió el pago (ej: Efectivo, Transferencia, Cheque, Tarjeta) |
| Referencia | No | Número de referencia del pago (ej: número de transferencia, número de cheque) |
| Descripción | No | Notas adicionales sobre el pago |
Paso 2: Aplicar a Facturas
Al seleccionar el cliente, el sistema muestra las facturas pendientes de cobro. Puede:
- Aplicar el pago a una factura específica — El pago se descuenta de la factura seleccionada
- Aplicar a múltiples facturas — Distribuir el monto entre varias facturas
- Registrar como anticipo — Si el pago no se vincula a ninguna factura, se registra como anticipo disponible
Paso 3: Contabilizar
Haga clic en "Guardar" para crear el recibo como borrador, o "Contabilizar" para registrarlo con asientos contables.
Contabilización Automática
Al contabilizar un recibo, el sistema genera automáticamente el asiento contable:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Banco o Caja (según método de pago) | Monto del pago | |
| Cuentas por Cobrar (del cliente) | Monto del pago |
La factura a la que se aplicó el pago actualiza automáticamente su estado de pago:
- Si el pago cubre el total → Pagada
- Si el pago es parcial → Parcial
Los recibos de cobro afectan directamente el auxiliar de cuentas por cobrar y el flujo de caja. Registre los cobros puntualmente para que los reportes financieros reflejen la situación real.
Reversar un Recibo
Si necesita anular un recibo ya contabilizado:
- Ubique el recibo en la lista
- Haga clic en "Reversar"
- Confirme la reversión
La reversión:
- Anula el asiento contable generado
- Restaura el saldo pendiente en las facturas afectadas
- El estado de pago de las facturas vuelve al estado anterior
Reversar un recibo no elimina el registro — queda documentado en el historial para efectos de auditoría. Las facturas afectadas volverán a mostrar saldo pendiente.
Anticipos
Los anticipos son pagos recibidos del cliente antes de que se emita la factura correspondiente. Core360 los gestiona como un saldo a favor del cliente que puede aplicarse a futuras facturas.
¿Cuándo se crea un anticipo?
- Cuando se registra un cobro que no se vincula a ninguna factura pendiente
- Cuando el monto del pago excede el total de las facturas aplicadas
Aplicar un Anticipo
Cuando el cliente tiene un anticipo disponible y se emite una nueva factura:
- Al registrar un cobro, el sistema muestra los anticipos disponibles
- Puede aplicar el anticipo al pago de la nueva factura
- El saldo del anticipo se reduce según el monto aplicado
Buenas Prácticas
- Registre cobros el mismo día — Mantenga los registros al día para que el flujo de caja sea preciso
- Incluya la referencia — El número de transferencia o cheque facilita la conciliación bancaria
- Aplique a facturas específicas — Esto mantiene limpio el auxiliar de cuentas por cobrar
- Revise los anticipos periódicamente — Los anticipos sin aplicar pueden indicar facturas pendientes de emitir
- No deje recibos en borrador — Contabilice los recibos oportunamente para que los reportes sean confiables
- Imprima comprobantes — Entregue una copia impresa del recibo al cliente como constancia del pago